Akteneinsicht setzt Akten voraus – Der Preis von Demokratie

Gelsenkirchen. Der Aufklärungsausschuss bedarf als Akteneinsichtsausschuss notwendigerweise Akten um seine Arbeit im Ratsauftrag erledigen zu können. Das Vernichten von Akten wirkt dem entgegen.

Insofern hat Hr. Kurth (CDU) in der ersten Sitzung am 12.06.15 die Anfrage gestellt, ob die Aktenvernichtung ab sofort gestoppt würde. Er hat das in drei Fragen gefasst (Anfrage Kurth), die die Verwaltung nun beantwortet hat.

Empfehlungen der KGSt zu den Aufbewahrungsfristen für Kommunalverwaltungen

Die Vorschriften, die von der Verwaltung erwähnt werden, stammen aus 2006. Sie gibt es im Internet. Auf 132 Seiten darf man sich etwas Passendes zum Befragungsgegenstand aussuchen. Das Entscheidende darzustellen war der Verwaltung wohl zu viel Arbeit.

Und sie wollte, wie die Antwort zeigt, durchaus den Aspekt auf den Jugendhilfebereich legen, der mit dem Skandal nur in Bezug auf das St. Josef-Heim zu tun hat, weil ja, wie jedes Kind in Gelsenkirchen mittlerweile weiß, keine Gelsenkirchener Kinder und Jugendliche in Ungarn waren. Vergleichbare Angaben zu den Personalakten vermisst man jedoch. Typisch, möchte manch Kenner der Materie einwerfen. Und: Ablenken wollen auf St. Josef. Die Verwaltung gehört dringend refomiert, höre ich andere sagen. Das ist längst überfällig, werden wieder andere meinen.

Funktionieren im Netzwerk

Jedenfalls musste ich die Verwaltungs-Vorlage herunterladen um sie hier zum Download sicher zur Verfügung stellen zu können, da der Link zum Ratsinformationssystem wiederholt nicht funktioniert. Wieder einmal. Auch so eine Baustelle, die zur Dauerbaustelle mutiert; wo man sich fragt, ist das eigentlich Absicht, wo sich doch Gelsenkirchen einen teuren (und damit leistungsstarken?!) Rechner gegönnt hat, wie die Gemeindeprüfungsanstalt NRW in ihrem jüngsten Bericht leicht monierend erwähnt.

Im Rechnungsprüfungsamt (RPA)-Bericht vom 31.07.2015 wurde darauf hingewiesen, dass punktuell keine Aussagen getroffen werden könnten, weil Akten möglicherweise vernichtet wurden. Darauf geht die Verwaltung in ihrer Antwort vom 22.07.2015 nicht ein. Warum die Antwort nicht den RPA-Bericht abgewartet hat, ist auch nicht glücklich. So schafft man kein Vertrauen.

Schnittstellenmanagement-Problem: Wer macht den ersten Schritt auf den anderen zu

In puncto Aktenaufbewahrung empfiehlt die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement in ihrem KGSt-Bericht 04/2006 ausdrücklich ein Zusammenwirken, unter anderem so:

„Ausgehend von den gebotenen Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen werden darin u. a. Möglichkeiten und Grenzen des Zusammenwirkens zwischen den aktenführenden Organisationseinheiten einerseits und dem Kommunalarchiv andererseits beschrieben.“  (S. 3)

Warum im Sinne einer solchen Empfehlung dennoch die eine Hand am 22.07.2015 und die andere Hand am 31.07.2015 agiert, ist gruselig.

Fazit

Im Grunde darf Hr. Kurth die ganze Anfrage noch einmal neu machen. Aber er kann sie jetzt schon praxisnah spezifizieren, dahingehend wer mit wem im Geflecht 51 und 10 und RPA zusammenarbeitet oder eben nicht zusammenarbeitet, um die Aufklärungsarbeit zu gewährleisten.

Schnittstellenmanagement in der Querverbindung ist nicht leicht. Warum das RPA nicht sagen konnte, welche Akten und warum (30 Jahre-Frist) und wo (Archiv) gelandet sind, ist beschämend, weil eigentlich urbürokratisches Handwerkszeug.

Aber leider ist die Kürze der Antworten schlichtweg Behörden-Alltag. Wobei sich immer ein Rest an ungutem Gefühl dahingehend  einstellt, die Verwaltung möchte die entscheidenden Dinge verheimlichen. Die Gratwanderung zwischen effektiver und effizienter Bearbeitung zugunsten der schnellen Abfertigung, die möglichst die kritischen Fragestellungen versteckt, ist eine Sache, die der Gesetzgeber mit dem Rat als ausführendes und konrollierendes Organ als Gegenpol von Verwaltung grundsätzlich gesehen hat. Leider funktioniert die Kontrolle nur so gut, wie die Fragen – und so hartnäckig die Nachfragen sind. Das ist der Preis von Demokratie. Sie ist für alle Beteiligten lästig.

 

 

 

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